Preguntas Frecuentes
Servicios Nubox en General
Contratación de los Servicios
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¿Cómo puedo contratar los Servicios de Nubox?
Se debe firmar un contrato de prestación de servicios, para lo cual puedes ponerte en contacto con un ejecutivo comercial de Nubox comunicándote al teléfono 600 468 5000 o enviando un email a ventas@nubox.com. -
¿Cuál es período de validez de los contratos?
El contrato tiene una duración de un año y se renueva automáticamente, pero puedes poner término en cualquier momento incluso antes del fin del año. -
¿Qué pasa con mi información cuando se caduca el contrato de servicio?
La información puede ser solicitada por el cliente, la que será entregada en un medio electrónico en el formato que disponga Nubox.
Datos y Seguridad
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¿Quién se encarga de los respaldos y en qué consisten?
Nubox realiza varios respaldos durante el día. En dichos respaldos se contiene la información de todas las bases de datos y de todos nuestros clientes. Estos respaldos son almacenados en distintos medios y distintas ubicaciones para mayor seguridad. -
¿Contra qué eventualidad me protegen los respaldos?
El objeto de estos respaldos es el poder recuperar la información de todos los clientes en caso de una catástrofe
No está considerado el servicio de volver al estado que tenía el sistema de un cliente a un día en particular por algún error cometido por el cliente en la digitación de su información. -
¿Cómo se protege la privacidad de mis datos?
Existen diferentes mecanismos de seguridad contemplados, siendo algunos de los cuales:- Transmisión encriptada de la información, de manera que terceros no puedan interceptar las comunicaciones.
- Existencia de múltiples capas de Firewalls para minimizar el riesgo de que terceros accedan a la información.
- Controles de acceso físico al lugar en el que residen los servidores.
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¿Cómo puedo obtener copia de la información almacenada en mis sistemas?
Los sistemas permiten obtener la información a través de reportes, gran parte de los cuales pueden ser exportados a Excel.
Al término del servicio, si el cliente lo requiere se puede entregar toda la información mediante un medio electrónico, en el formato que determine Nubox. -
¿Cuánta información histórica es mantenida por Nubox?
La información se mantiene en línea por 6 años.
Puesta en Marcha
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¿En qué consiste el proceso de Puesta en Marcha de los Sistemas?
Un equipo de profesionales distintos a los que brindan soporte a los clientes que ya están operando con los sistemas guiará al cliente en el proceso de implementación del sistema en su organización.
Típicamente el proceso de puesta en marcha considera la capacitación, evaluación y seguimiento al uso de los sistemas.
La duración del proceso de puesta en marcha en que un ejecutivo realizará un seguimiento especial del funcionamiento del sistema es de 3 meses. Aun cuando los clientes se encuentren trabajando con sus respectivos sistemas en un plazo muy inferior. -
¿Pueden utilizarse los beneficios SENCE en la capacitación?
Las soluciones de Contabilidad y Remuneraciones cuentan con cursos de capacitación con código SENCE a través de la OTEC Nexsis (www.nexsis.cl).
El costo de los cursos permite una recuperación de hasta 100%.
Servicio al Cliente
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¿A qué servicios de atención al cliente tengo acceso como usuario Nubox?
Todo el soporte telefónico y asistencia a través de medios electrónicos con que cuenta Nubox que requiera el cliente. -
¿Tiene costo adicional los servicios al Cliente?
No, el servicio al cliente es parte sustancial de la solución que ofrecemos y como tal no tiene costos adicionales. -
¿Cómo accedo a los manuales de ayuda de las aplicaciones Nubox?
Cada sistema tiene disponible un manual de usuario en línea.
¿En qué consisten los diferentes tipos de usuario disponibles?
Cada sistema cuenta con distintos perfiles de usuarios quienes poseen distintas
atribuciones. En algunos sistemas adicionalmente es factible perfilar a los usuarios
de manera que puedan acceder a la información de determinadas empresas.
¿Cuáles son los requisitos para un computador que me permita trabajar con los sistemas Nubox?
El equipo debe cumplir los requisitos para poder trabajar con el browser Internet
Explorer 6.0 o superior.
Contabilidad
¿Cuál es la estructura del Plan de Cuentas?
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- El sistema permite adaptar el Plan de Cuentas a las necesidades de la empresa, para ello dispone de Planes de Cuentas genéricos que se pueden modificar, agregando o modificando Cuentas o también da la opción para partir con un Plan de Cuentas vacío.
- La estructura del plan de cuentas permite varios niveles de detalle. Todas las cuentas poseen una estructura del tipo XXXX-YY-ZZZZ. La parte XXXX corresponde al código de la cuenta, la parte YY corresponde al código de sub-cuenta y la parte ZZZZ al código del análisis (que es opcional). La primera parte puede tener uno, dos o cuatro dígitos, por ejemplo, usualmente el código de cuenta “1” es usado para Activo, “11” para Activo Circulante y “1101” para Cajas y Banco. La segunda parte tiene dos dígitos, por ejemplo, el código “1101-01” podría ser para la cuenta Caja. La tercera parte tiene cuatro dígitos, por ejemplo, la cuenta “1101-01-0001” podría ser para la cuenta Efectivo.
- Adicionalmente el sistema permite utilizar el mismo Plan de Cuentas para varias Empresas.
¿Considera el registro de Centro de Costos o Sucursales?
La versión estándar del sistema contempla el registro de Centros de
Costos y una versión especial (Premium) permite el registro de Sucursales.
¿Tiene conciliación bancaria?
Si, el sistema permite realizar la Conciliación Bancaria, ya que se puede
cargar la información de Cartolas y obtener los reportes correspondientes.
Remuneraciones
¿Cuál es el número máximo de empleados que puedo registrar en el sistema?
La solución permite generar hasta 500 liquidaciones mensuales sin costos
adicionales, sobre dicho límite existe un costo adicional de 0,119 UF por
cada 50 liquidaciones.
¿Cómo hago para dejar mi sistema actual y partir con Nubox Remuneraciones si estoy a mitad de año ?
Basta con ingresar la estructura de departamentos, los Haberes y Descuentos particulares
de la empresa, las fichas de los funcionarios y ya podrá procesar las remuneraciones.
¿Es necesario crear todos los códigos de Haberes y Descuentos?
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- Al habilitarse cada sistema se agrega automáticamente una lista de Haberes y Descuentos estándares que son utilizados por la mayoría de las empresas, los cuales incluyen entre otros: Sueldo Base, Horas extras, días con licencia, días sin licencia, préstamos, etc.
- El sistema además tiene incorporadas las fórmulas de cálculo de aquellos haberes/descuentos que lo requieren. Por ejemplo, en el caso de las horas extras el usuario sólo necesita seleccionar que tipo de horas extras serán (50%, 75% o 100%) e indicar la cantidad de horas, y el sistema calculará al momento de generar la liquidación de sueldo el monto correspondiente.
- Si el cliente posee Haberes y Descuentos adicionales los podrá crear fácilmente.
¿Qué tipos de Haberes Descuentos se pueden crear?
Se pueden crear los haberes y descuentos que el cliente desee, pero son haberes
para los cuales el usuario debe informar directamente el monto. Es decir el sistema
no permite el ingreso de fórmulas de cálculo.
¿Con que empresas está integrado el servicio para la declaración y pago de imposiciones a través de archivos electrónicos?
En la actualidad el sistema se encuentra integrado con:
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- PreviRed
- Caja de compensación Los Andes.
- Caja de Compensación La Araucana.
¿Genera el certificado 1887 en el formato de archivo exigido por el SII?
Si, la solución Nubox es una de las aplicaciones certificadas por el SII
para emitir el certificado 1887 para sus clientes. Este servicio es gratuito y no
tiene costo adicional.
¿Permite efectuar el pago automático de las remuneraciones (PAR) a través de instituciones financieras?
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- Sí, junto con procesar los sueldos, el sistema permite pagar las remuneraciones del personal en forma automática en la mayoría de los Bancos, a través de la generación de un archivo. Actualmente el sistema permite generar este archivo para el Credichile, BCI, Banco de Chile, Banco Santander, Banco Security, BBVA, CorpBanca y ScotiaBank.
- Si la empresa posee convenio con otro Banco para el pago de remuneraciones, bastará con la entrega del formato respectivo para que Nubox incorpore a dicha institución en un plazo de 1 mes.
¿Genera todas las planillas para el pago de cotizaciones previsionales?
Si, genera las planillas para el IPS, AFP, Isapres, Cajas de Compensación
y Mutuales.
Facturación Electrónica
¿Existe algún límite al número de documentos electrónicos que se puede recibir o emitir?
La solución se comercializa en base a planes, los que consideran un límite
mensual de documentos tributarios electrónicos (DTE). En caso de exceder
dicho límite en un mes, el plan contempla un costo adicional por cada DTE
adicional.
¿Qué es un certificado digital y cómo obtengo uno?
El certificado digital es el equivalente al documento de identificación pero
en el mundo digital, y este certificado permite firmar electrónicamente documentos
siendo un caso los documentos tributarios electrónicos.
Los certificados digitales con comercializados por empresas conocidas como Autoridades Certificadoras, y el costo de estos es de alrededor de US$30 anual. Existiendo en Chile varias alternativas siendo algunas de ellas e-sign (www.e-sign.cl) y la autoridad certificadora de Cámara Nacional de Comercio (www.cnc-once.cl )
Los certificados digitales con comercializados por empresas conocidas como Autoridades Certificadoras, y el costo de estos es de alrededor de US$30 anual. Existiendo en Chile varias alternativas siendo algunas de ellas e-sign (www.e-sign.cl) y la autoridad certificadora de Cámara Nacional de Comercio (www.cnc-once.cl )
¿Cuánto tiempo se demora la puesta en marcha del sistema de Facturación Electrónica?
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- Para poder operar con factura electrónica el SII debe emitir una resolución a través de la cual autoriza a la empresa como emisor electrónico. Nubox se encarga de realizar todas las actividades con el SII una vez que el cliente inicia la postulación.
- Los plazos desde que el cliente realiza la postulación en el SII son de 4 semanas para el proceso de enrolamiento y de hasta 2 semanas (en promedio) para la obtención de la resolución. Los plazos son referenciales pues depende de los tiempos de respuesta del SII.
¿ Una empresa autorizada como emisor electrónico tiene la obligación de emitir la totalidad de los documentos tributarios de manera electrónica?
- No. Al ser autorizado como emisor electrónico por el SII una empresa puede emitir documentos electrónicos, es decir, está autorizada, pero no tiene la obligación de emitirlos en esta modalidad.
- El cliente puede optar entre:
- Emitir la totalidad de su facturación de manera electrónica.
- Emitir de manera mixta, es decir, un porcentaje electrónico y el resto de manera tradicional.
- Continuar emitiendo sus facturas de manera tradicional.
¿A qué se obliga una empresa al ser autorizado como emisor electrónico?
- La empresa autorizada como emisor electrónico se obliga a:
- Enviar mensualmente los libros de compra y venta al Servicio de Impuestos Internos de manera electrónica.
- Recibir los documentos electrónicos de sus proveedores generando el correspondiente comprobante de recepción (la generación del comprobante de recepción y del comprobante de aprobación comercial son acciones distintas).
¿Está integrado al sistema de contabilidad?
Si, el sistema permite obtener un archivo con la información de los documentos
electrónicos emitidos o recibidos, el cual puede ser cargado posteriormente
en el sistema Contabilidad. A su vez en el sistema de Contabilidad también
se puede obtener un archivo con la información de los documentos manuales
(no electrónicos) que se puede cargar en el sistema ServiFactura.
¿Tiene factura de exportación?
No, actualmente el sistema no tiene factura de Exportación electrónica.
¿Las Facturas tienen la copia de mérito ejecutivo?
Si, en el sistema aparecen los documentos electrónicos con el recuadro de
acuso de recibo, la leyenda “Cedible” y las copias correspondientes
cuando se requiere.
¿Quiénes pueden operar como emisores de factura electrónica?
- De acuerdo a la información publicada por el SII, pueden operar como emisores
de factura electrónica, las empresas que cumplan con los siguientes requisitos:
- Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades (*)
- Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
- No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.
Para poder emitir documentos tributarios electrónicos con IVA, se requiere además ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades en terreno.
¿Al comenzar a emitir Facturas Electrónicas tengo que empezar con un folio nuevo o puedo seguir con el correlativo ya timbrado de las facturas manuales?
Al comenzar la emisión de Facturas Electrónicas puedes determinar
iniciar la emisión con folios que partan en el número uno o bien comenzar
a continuación de los folios de documentos que ya tenías autorizados.
